Hoppa till sidans innehåll

GDPR för Sjöbo SS


Nedan finner du som medlem i Sjöbo Simsällskap information om GDPR.

All text i kursiv text gäller Sjöbo Simsällskap internt, övrigt är generell text från t ex Riksidrottsförbundet (RF).
Vad är GDPR? GDPR (General Data Protection Regulation) är en europeisk förordning som den 25:e maj kommer att ersätta PUL (Personuppgiftslagen). Förordningen ställer framförallt högre krav på hanteringen av personuppgifter för företag, organisationer och föreningar men innebär också ett stärkt skydd för den personliga integriteten.

Vi, Sjöbo Simsällskap, hanterar bl a personuppgifter genom medlemsregister i SportAdmin, som i sin tur har anpassat systemet för att vi som förening skall kunna åtfölja GDPR.

En grundregel är att vi inom föreningen aldrig kan äga våra medlemmars personuppgifter – vi lånar dem.

Vi, Sjöbo Simsällskap, som förening tillhör Riksidrottsförbundet (RF) och här följer utdrag av information hur RF och vi hanterar personuppgifter:

Allmänt RF och Medlemmarna (vi, Sjöbo Simsällskap) behandlar personuppgifter avseende registrerade medlemmar i syfte att administrera förenings- och förbundstillhörighet, medlemskap, statistik och forskning, utbildningar, utmärkelser med mera. De personuppgifter som behandlas inom ramen för medlemskap kan variera utifrån Medlemmarnas avtalsutformning men kan exempelvis bestå av namn, kontaktuppgifter, personnummer, uppgifter om medlemskap samt konto- och betalningsinformation. Allmänt - Laglig grund Behandling av personuppgifter inom ramen för administration av medlemskap i t ex SportAdmin kan stödjas på avtal med den registrerade som laglig grund. Behandling av personuppgifter tillhörande medlemmar för statistik- och forskningsändamål kan stödjas på uppgift av allmänt intresse som laglig grund. Den behandling av personuppgifter tillhörande medlem som utförs inom ramen för den aktuella medlemmens fördelning av statliga bidrag eller annars följer av uppdrag eller riktlinjer men inte kan anses utgöra myndighetsutövning, såsom bland annat återrapporteringskrav, kan stödjas på rättslig förpliktelse som laglig grund mål.

Tävling
RF och Medlemmarna (vi, Sjöbo Simsällskap) behandlar personuppgifter inom sin tävlingsverksamhet samt för administrationen av registrering av tävlande. Vid registrering av tävlande kan personuppgifter importeras/exporteras från IdrottOnline. För sådan registrering behandlas även personnummer.
Anledningen till behandlingen av personnummer är att resultat ska kunna kopplas till en specifik täv-lande och kunna registreras. Vidare är det flera idrotter (inkl. Sjöbo Simsällskap) som har en försäkring kopplat till sin registrering varav unik identifiering med koppling till ett eventuellt försäkringsärende är nödvändig.
Personuppgifter behandlas inom ramen för tävling vid uttagning, kallelse och inbjudan till tävling samt vid registrering. Utöver behandlingen av personuppgifter vid registreringsprocessen behandlas personuppgifter vid varje tävlingstillfälle genom datainsamling under tävling såsom livescoring, överfö-ring och exponering i TV och digitala skärmar, samt behandling av personuppgifter efter tävling såsomresultatlistor, statistik, tabellhantering och spridning av data till åskådare, media, deltagare m.fl. Personuppgifterna behandlas då utifrån till exempel anmälan, resultatrapportering eller löpande ran-kingpoängsrapportering. De personuppgifter som behandlas inom ramen för tävlingar kan variera utifrån Medlemmarnas specifika verksamhet. De kategorier av personuppgifter som i normalfallet behandlas inom ramen för tävlingar är främst namn, del av personnummer, kontaktuppgifter, uppgifter om medlemskap, kön. Tävling - Laglig grund. Behandling av personuppgifter inom ramen för idrottstävlingar kan stödjas på avtal samt uppgift av allmänt intresse som laglig grund.

Licenshantering
Vissa av Förbunden behandlar personuppgifter inom administration av tävlingslicenser. Detta gäller Svenska Simförbundet och därmed Sjöbo Simsällskap. Utöver detta görs löpande statistikuppföljning inom ett förbund på antal licenser eller per fördefinierade mätetal såsom till exempel antal licenser per ett visst åldersintervall eller kön. De personuppgifter som behandlas inom ramen för licenshantering kan variera utifrån Medlemmarnas avtalsutformning och specifika verksamhet. I normalfallet behandlas namn, kontaktuppgifter, del av personnummer, uppgifter om medlemskap, kön, funktionsnedsättning samt tävlingslicens inom ramen för licenshantering. Licenshantering - Laglig grund Behandling av personuppgifter inom ramen för licenshantering får stödjas på avtal samt uppgift av allmänt intresse som laglig grund. För den behandling av särskilda kategorier av personuppgifter som utförs inom ramen för utfärdande och administration av paralicenser utgör uppgift av viktigt allmänt intresse ett giltigt undantag från förbudet att behandla särskilda kategorier av personuppgifter.
Allmänt
Att uppfylla enskilda individers rättigheter är en viktig del av RF:s dataskyddsarbete. Det ska därför inom Medlemmarna finnas tydliga riktlinjer på plats för att i varje enskilt fall kunna tillvarata enskildas rättigheter i enlighet med dataskyddsförordningen.

Rätt till information
Den registrerade har rätt till information om att dennes personuppgifter behandlas. Det gäller både om uppgifterna samlas in från den registrerade själv och om uppgifterna samlas in från någon annan källa än den registrerade. RF och Medlemmarna ska informera den registrerade om personuppgiftsbe-handlingen i enlighet med dataskyddsförordningen inom en rimlig period efter det att personuppgif-terna erhållits, dock senast inom en månad. Om personuppgifterna ska användas för kommunikation med den registrerade ska informationen lämnas senast vid tidpunkten för den första kommunikationen med den registrerade. Om personuppgifterna ska lämnas ut till någon annan ska informationen lämnas ut senast när personuppgifterna lämnas ut för första gången förutsatt att det saknas bestäm-melser om registreringen eller utlämnandet i lag eller någon annan författning, den registrerade inte redan erhållit information enligt annan lagstiftning eller lämnandet av informationen är omöjligt eller innebär en oproportionerligt stor arbetsinsats.

Registerutdrag
I egenskap av personuppgiftsansvarig har RF och varje Medlem en skyldighet att lämna ett s.k. regis-terutdrag som omfattar samtliga personuppgifter om den registrerade som behandlas i respektive sys-tem eller register. Förbund ansvarar för att till Förening på begäran lämna ut information från system som Förbund levererar eller utgör samordnare för.
Den registrerade har rätt att från RF eller Medlemmen få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör vederbörande behandlas, och i sådana fall få tillgång till personuppgifterna.
RF eller Medlemmen ska även förse den registrerade med en kopia av de personuppgifter som be-handlas.
Om begäran görs i elektronisk form ska informationen tillhandahållas i ett elektroniskt format som är allmänt använt, om den registrerade inte begär något annat. 

Rätt till rättelse och radering
Alla personuppgifter som ska behandlas ska vara sakligt riktiga och de ska också, om det är nödvän-digt, vara aktuella, dvs. tillräckligt aktuella i förhållande till ändamålet. RF och Medlemmarna ska tillse att de personuppgifter som behandlas är riktiga och om nödvändigt uppdaterade. Personuppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta ska rättas eller raderas.

Intern information gällande Sjöbo Simsällskap
Personuppgiftbiträde och personuppgiftsansvarig Personuppgiftsansvarig (vi, Sjöbo Simsällskap) är den som bestämmer ändamålen för behandling av personuppgifter medan Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för personuppgiftsansvariges räkning (i detta fallet SportAdmin).
Ett Personuppgiftbiträdesavtal mellan oss reglerar hur personuppgifterna får behandlas.
När vi som föreningen registrerar, lägger till, ändrar eller behandlar information knuten till medlemmen i SportAdmin innebär det att vi behandlar personuppgifter. Vi är då Personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter och SportAdmin Personuppgiftsbiträde.

Lägerverksamhet
I samband med lägerverksamhet har medföljande ledare listor på simmarna med personnummer och aktuella uppgifter till målsman för att vid en akut krissituation snabbt kunna få kontakt med anhöriga och lämna rätt uppgifter om ålder m.m. till bl a sjukvård. Ledarna har även aktuell information på respektive simmare om ev. allergier, mediciner och specialkost. Dessa uppgifter benämns som känsliga personuppgifter och kräver speciell hantering. Listor med simmare och all tillhörande information förstörs efter genomfört läger. Hantering av bilder, namn, startlistor och resultatlistor Vid tävling/träningsverksamhet vill Sjöbo Simsällskap gärna marknadsföra föreningen genom att lägga ut bilder på simmare på sociala medier, som t ex Facebook och andra informationssidor som t ex vår hemsida. Detta kan göras i samband med tävlingslopp, vid prisutdelning, gruppbild på deltagare vid en speciell tävling etc. Likaså gäller startlistor och resultatlistor från tävlingar, ibland specifika resultat eller resultatlistor i sin helhet. Vill man inte att föreningen lägger ut bilder, namn, resultat m.m. måste målsman till icke myndig simmare meddela föreningen detta. Myndig simmare meddelar själv.

Information eller radering av information
Medlem i Sjöbo Simsällskap har rätt att få information om vilka personuppgifter som är registrerade och ev. ändra dessa eller helt enkelt begära att få dem raderade. Dock kan Sjöbo Simsällskap enligt ovan formulering behöva personuppgifter för medlemsregister, tävling/träningsverksamhet, läger och bidragsansökan.

Utöver ovan nämnda medlemsregister har Sjöbo Simsällskap ett register över utbildade tävlingsfunktionärer. Vill man av någon anledning inte finnas registrerad i detta register måste man meddela föreningen detta.
Alla tidigare medlemmar som inte varit registrerad i någon av våra grupper (simskola, crawl-medley, tränings-tävlingsverksamhet, masters, vuxensimskola, vattengymnastik, parasim, styrelse, stödmedlem m.fl.) de senaste 2 åren kommer att raderas ur vårt medlemsregister.
All kommunikation gällande GDPR såsom frågor, radering av personuppgifter m.m. vill vi tillhandahålla skriftligen via mailadress: This is a mailto link med GDPR i ämnesfältet.


Sjöbo den 22 maj 2018
Jonas Larsson
Ordförande Sjöbo Simsällskap

Ovanstående text i pdf-dokument

Uppdaterad: 23 MAJ 2018 19:18
Skribent: Rickard Sjöholm
Epost: This is a mailto link

Facebook-128

Vill du synas här? eller

tillsammans med oss

i Simhallen och vid

våra arrangemang?

Kontakta oss för mer information!

Spaebanken Skåne

Sjöbo SS simshop

Sponsorhuset

 

Ica-kvantum

Lassessons

SF-reklam 

               Sjöbo kommun

MailboxWebmaster

Postadress:
Sjöbo SS - Simidrott
Ågatan 3
27535 Sjöbo

Besöksadress:
Ågatan 7
27535 Sjöbo

Kontakt:
Tel: 041619380
Fax: 041619380
E-post: This is a mailto link

Se all info