Hoppa till sidans innehåll

Sekretariatansvarig


Redigerad 2011-02-14

Ansvarsområden

Tävlingssekreterarens främsta uppgifter är att administrera tävlingssekretariatet med anmälningar och resultat samt att vara sekreterare vid jurymötena. Sekretariatet är vanligtvis öppet fredag kl 18 .00−21.00 och lördag kl 08.00 − 09.00. I praktiken är det bra att ha öppet betydligt mer och lämna kontaktuppgifter vid dörren om det är stängt.

Förberedelser

Varje dag är det lämpligt att förbereda morgondagens aktiviteter.

Före tävlingshelgen

  • Inloggning till http://www.lmsroadracing.se/admin med kassor/*******.
  • Verifiera med miljöansvarig att det finns tillräckligt med miljömattor och att siffror finns för försäljning.
  • Verifiera med tävlingskommittén att dekaler, armband och teambiljetter finns till sekretariatet.
  • Administrera anmälan för de som kontaktar dig.
  • Förbered med anmälningslistor till fredagsträningen och protokollmall till jurymötena.

På plats

  • Kopiera tidschema för fredagsträningen och för helgens tävlingar.
  • Kopiera tilläggsregler och PM.
  • Kontrollera att nätverksskrivaren fungerar.
  • Be Göran om transpondrar.
  • Märk upp lådor och resultatplanket med rätt klasser utanför Race office.
  • Sätt gärna upp information om tidtagning, trådlöst nätverk mm på resultattavlan.

Material

  • Magneter till resultatlistorna
  • Mapp/pärm till resultaten.
  • Dator som finns i Race Office.
  • Godis till de som anmäler sig :)

Utförande

Anmälan och ankomst

Fredagsträning

  • Anmälan till fredagsträningen görs på plats, varje klass har en egen grupp och det får max vara 38 deltagare i varje grupp. På varje grupps anmälningslista ska namn, klubb, licensnummer och betalning finnas med.
  • Alla ska ha en fredagsträningsdekal och tidsschema.
  • Tider från tidtagningen kan anslås men behöver ej kopieras.

Tävling

  • Anmälan till tävlingen är vanligtvis öppen fram till lördag kl 10.00.
  • Föraren ska uppvisa licens och medlemskort. Engångslicens löses på SVEMO:s hemsida om föraren har ett licensutbildningsintyg inte äldre än ett år eller en licens som inte är äldre än tre år.
  • Kontrollera samtliga uppgifter på anmälan hemsidan och fyll i det som saknas. Vid engångslicens, skriv engång i licensrutan. Meddela ändringar och tillägg till tidtagningen.
  • Ta betalt om föraren ej har betalt och skriv in belopp och datum i anmälan. Om sen betalning till LMS konto krävs kvitto.
  • Om anmälan sker efter tillåten tid ska förseningsavgift tas ut.
  • Utländska förare behöver ej betala förseningsavgift även om de betalar på plats.
  • Om föraren önskar kvitto registreras ingen moms eftersom vi är en ideell organisation.
  • Varje förare ska få ett program, ett bilpass för depån, ett armband till föraren, två armband till mekaniker, tidsschema, PM samt tilläggsregler.
  • Återbetalning kan ske till tävlingsstart vid uppvisande av läkarintyg och ska kvitteras av föraren.

Avgifter

Avgifter kan givetvis variera men några vanliga är:

  • Miljömatta 100 kr och siffror 10 kr/st. Notera antal separat för redovisning.
  • Anmälan till extra klass kostar 1000 kr.
  • Hyra transponder 500 kr, junior 100 kr. Licens/körkort i pant och pengar till Göran.
  • Förseningsavgift 500 kr.
  • Extra teambiljetter säljes för halva entrépriset.

Tränings- och tävlingsresultat

  • Resultatens original kommer i skrivaren och tävlingssekreteraren skriver Anslagen kl. HH:MM. Kopiera resultatlistan och spara originalet i en pärm i sekretariatet.
  • Kopiera resultatlistan till samtliga sex i jurymötet, till resultattavlan samt till varje deltagare som ska läggas i facket.
  • Om resultatlistan har reviderats, byt ut den gamla mot en ny som märks Reviderad kl. HH:MM. Se till att det ropas ut att det finns en reviderad lista anslagen.

Prisutdelning

Förbered inför prisutdelningen genom att sätta fram pokaler och pommac samt
instruera prisutdelare.

Jurymöten

  • På jurymötet deltar domare, två jurydeltagare, besiktningschef, tävlingsledare och förarerepresentant.
  • Domaren bestämmer tider och det är 2-3 möten per dag i Café Kolven vid Gocartbanan.
  • Till första mötet ska SVEMO:s tillståndsnummer finnas tillgängliga (tilläggsreglerna) och polistillståndet (banliggaren).
  • Ta med antal anmälda förare och från vilka länder samt producerade tränings- och tävlingsresultat.
  • Skriv protokoll (mall) och ta med sex exemplar till nästa möte.
  • Kaffe och dricka uppskattas!

Tänk på att…

  • Kom överens med tävlingsledaren om utrop innan lineup.
  • Tipsa förarna att lämnar tillbaka de hyrda transpondrarna.
  • Stäng dörren till Raceoffice om du önskar få något gjort.

Personal

Det går att ha hand om sekretariatet med en person, men det kräver planering och att inga stora oväntade händelser. Svårast är det att hinna med att publicera resultatlistor samtidigt som jurymöten ska äga rum, så överväg att ha hjälp under denna period.

Uppdaterad: 12 JUN 2014 19:15 Skribent: Håkan Stensby

Postadress:
Linköpings MS - Motorcykel och Snöskoter
Linköpings Motorstadion
58593 Linköping

Kontakt:
Tel: 013362690
Fax: 013362693
E-post: This is a mailto link